È ora di staccare la spina dalle riunioni non necessarie

È mercoledì mattina. 11:30 ora locale.

Hai appena finito di partecipare a una riunione sullo stato giornaliera o settimanale.

Quando ti siedi, fai clic sulla scheda successiva, alzati per un caffè, un tè o un'acqua o contempla quali scelte di vita ti hanno portato a questo momento, quasi tutto ciò che hai sentito viene cancellato dalla tua coscienza.

Cos'è successo? L'incontro è esistito?

Te ne sei andato con meno azioni da compiere e con più ansia per tutto ciò che ti sei perso mentre ascoltavi a metà?

figlio jack black

Se è così non ti senti male. Quando l'argomento emerge nella mia sessione di leadership, gli occhi si distolgono rapidamente e si sentono risate colpevoli.

Esistono numerosi articoli e studi su come il passaggio a culture del lavoro ibride abbia portato a ulteriori risultati distrazione stanchezza e perfino ansia mentre incessanti blocchi di inviti riempiono i nostri calendari. Esistono molti modi per ristrutturare l'iterazione e gestire le riunioni. Ma preferisco chiedere: l’incontro dovrebbe davvero esistere?

Questo consiglio è rivolto soprattutto ai manager e ai team leader, in primo luogo le persone che inseriscono le riunioni nei calendari.

Sto parlando delle riunioni in cui gemi sonoramente mentre accedi o trascorri 30 minuti o un'ora in attesa di fornire un aggiornamento di 30 secondi. Dove tutti stanno semplicemente eseguendo i movimenti e non vedono l'ora di andarsene e tornare al vero lavoro. Una volta identificati, è tempo di staccare la spina da Matrix e riprenderci il nostro tempo e la nostra sanità mentale e sostituire la distrazione con produttività e progresso effettivo.

Fai del 2026 l'anno in cui riprendi il controllo del tuo programma e scegli quali riunioni devono veramente esistere e cosa può accadere in modo asincrono.

Invece di richiedere a tutti di partecipare alla stessa riunione contemporaneamente nella stessa sala conferenze o riunione virtuale, puoi ottenere gli stessi risultati richiedendo alle persone di pubblicare i propri aggiornamenti in un documento e comunicare nella piattaforma di messaggistica istantanea della tua azienda?

Non ti farà solo risparmiare tempo. Può anche:

Non sarebbe fantastico se i 30 minuti trascorsi in una riunione sullo stato potessero essere sostituiti scrivendo alcune frasi in un documento Google e alcune righe su Slack? Se questi risultati sembrano migliori di quelli seduti in una conferenza o in una stanza virtuale, ecco come iniziare.

Non definire il tuo valore in base a quanto è pieno il tuo calendario

Il primo passo richiede un cambiamento culturale. Gran parte del lavoro, soprattutto nelle posizioni di leadership, è basato sulle relazioni. I manager vogliono sapere come stanno i loro dipendenti e un calendario pieno di riunioni consecutive è un modo semplice per visualizzare la tua importanza e il tuo valore per un'organizzazione. Diventa troppo facile definire il tuo valore in base al numero di incontri che hai.

Sebbene possa essere bello essere la persona che è ovunque e fa tutto in una volta, non è sostenibile. La fatica diminuisce nella tua attenzione ai dettagli e c'è poco tempo per il follow-up e l'azione quando corri da una riunione all'altra.

Invece di spremere ogni ultimo secondo della tua giornata, potrebbe essere il momento di passare al passaggio successivo.

Controlla le tue riunioni ricorrenti

Inizia a esaminare i tuoi programmi e a considerare quanto tempo trascorri in una particolare riunione rispetto ai risultati attesi da essi.

Cerca riunioni come riunioni di notizie mattutine in cui i cambiamenti nel corso della giornata potrebbero renderli discutibili. Se i risultati attesi cambiano continuamente dopo la riunione, potrebbe essere il momento di annullarla.

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Per le riunioni permanenti le persone aspettano il loro momento per parlare e si controllano mentalmente altrimenti? C'era un ordine del giorno in arrivo? Lasci costantemente la riunione con una direttiva chiara e una comprensione di ciò che sta accadendo? Se lo fai, come sei sicuro che tutti gli altri si sentano allo stesso modo? Questo incontro va più a tuo vantaggio che a vantaggio dei partecipanti? Se la risposta è sì più volte che no, potrebbe essere meglio per il team passare alla modalità asincrona.

Un'altra opportunità da cercare è la durata della riunione. Pianifichi le riunioni in blocchi da 30 o 60 minuti perché è l'impostazione predefinita del tuo calendario? Quella riunione di 30 minuti può essere 15? È possibile riportare i 60 minuti a 45 minuti? Usa il tempo che risparmi come overflow in cui puoi dare seguito alle attività da svolgere o alzarti dalla scrivania e fare una pausa mentale.

Crea una struttura

Congratulazioni! Hai appena annullato una riunione e hai restituito a tutti un po' di tempo. E adesso?

Per prima cosa non farlo. Almeno non prima di aver parlato con tutti. Il lavoro asincrono di successo richiede una collaborazione costante. Ecco alcuni modi per semplificare la transizione.

Una volta che hai posizionato la struttura, puoi passare all'ultimo passaggio.

Stabilire accordi su stili e scadenze di comunicazione

Affinché questo tipo di lavoro abbia successo, tutti devono accettarlo, accettare le aspettative, sapere come comunicare tra loro e sapere quando è necessario contribuire.

Ora è davvero il momento delle congratulazioni. Hai annullato almeno una riunione (si spera di più) e hai concesso al tuo team e all'organizzazione più tempo per svolgere il lavoro che ritengono prezioso e significativo. Il passo finale e altrettanto importante per annullare le riunioni è...

Scopri quando tornare al tempo reale

Anche le persone che eccellono nel lavoro asincrono possono perdere il contesto, non cogliere il punto o ritrovarsi incomprese. Se i messaggi di chat iniziano a popolarsi in massa senza risoluzione, potrebbe essere il momento di lanciarsi in una rapida riunione. I messaggi brevi sono ottimi per fornire aggiornamenti, ma alcuni argomenti potrebbero richiedere più sfumature o discussioni.

Quando vedi che la frustrazione o altre emozioni iniziano a divampare, porta le persone coinvolte nella discussione in una riunione in modo che possano comprendere meglio il punto di vista degli altri ed evitare interpretazioni errate del tono.

È ora di resettare

L’obiettivo del passaggio al lavoro asincrono non è trascorrere meno tempo con il proprio team o i colleghi; si tratta di staccare la spina dalla matrice di riunioni consecutive inefficienti e dare alle persone lo spazio per concentrarsi sul lavoro che sanno fare meglio.

Smetti di misurare il tuo valore in base alla densità del tuo calendario e inizia a misurare dove trascorri il tuo tempo e quali risultati ti aspetti dal tuo team. Incoraggiare la comunicazione e la collaborazione sulla documentazione.

joshua kiszka

Dai un'occhiata al programma per il resto della giornata, della settimana o del mese. Trova quell'incontro permanente che sembra più un rituale che una risorsa e annullalo. Ti prometto che il mondo non finirà.

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